ইনডেক্সিং ও সর্টিং উভয়ই ডিজিটাল তথ্যের ব্যবস্থাপনা সম্পর্কিত ধারণা। ইনডেক্সিং এবং সর্টিং দুটি প্রধান অংশ হিসেবে একই সাথে ডেটা নিয়ে কাজ করলেও, এদের মধ্যে কিছু পার্থক্য রয়েছে। ইনডেক্সিং ও সর্টিং-এর মধ্যে পার্থক্য নিচে দেখানো হয়েছে-
ইনডেক্সিং (Indexing) :
ডাটা ফাইলে ইনপুটকৃত ডাটাকে নির্দিষ্ট নিয়মে সাজানোর পদ্ধতিকে বলা হয় ইনডেক্সিং। কোন ফাইলের ডাটা ইনডেক্স করার অর্থ হচ্ছে সেই ফাইলের রেকর্ডগুলোকে আরোহী (Ascending) বা অবরোহী (Descending) অনুসারে সাজানো। ডাটা ফাইল থেকে কোন নির্দিষ্ট ডাটাকে দ্রুত খুঁজে পাওয়ার জন্য ফাইলের রেকর্ডসমূহকে ইনডেক্স করে রাখতে হয়। সর্ট করে ডাটাবেজের রেকর্ডসমূহকে কোন ফিল্ডের ভিত্তিতে উচ্চক্রমানুসারে অথবা নিম্নক্রমানুসারে সাজানো যায়। তবে-
i. সর্ট করা ফাইলকে অন্য নামে ডাটাবেজ ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করা হয়।
ii. সাধারণ কী ফিল্ডের উপর ইনডেক্স করা হয়।
iii. পরবর্তীতে ডাটাবেজের কোন রেকর্ড সংশোধন বা সংযোজন করলে সর্ট করা ফাইলে তা আপডেট হয় না।
সর্ট করার ন্যায় ইনডেক্স করে ডাটাবেজের রেকর্ডসমূহকে উচ্চ বা নিম্নক্রমানুসারে সাজানো যায়। পরবর্তীতে ডাটাবেজের কোন রেকর্ড সংশোধন বা সংযোজন করলে ইনডেক্স করা ফাইলেও তা আপডেট হয়। তাছাড়া ইনডেক্স সর্টের চেয়ে দ্রুততর। সেজন্য বর্তমানে সর্ট না করে ইনডেক্স করেই ডাটাবেজের রেকর্ডসমূহ উচ্চ বা নিম্নক্রমানুসারে সাজানো হয়।
সর্টিং (Sorting) :
ডাটা টেবিল তৈরি করে তাতে অনেক ডাটা এন্ট্রি করে ডাটাবেজ তৈরি করা হয়। ডাটাবেজে ডাটা এন্ট্রি করার সময় সাধারণত ধারাবাহিকতা মানা হয় না। যেমন- পরীক্ষায় অংশগ্রহণকারী পরীক্ষার্থীদের রেজাল্টশীট তৈরি করার জন্য ডাটা এন্ট্রি করার সময় যে সবচেয়ে বেশি নম্বর পেয়েছে তার রেকর্ড প্রথমে, তারপর দ্বিতীয় বেশি নম্বর প্রাপ্ত পরীক্ষার্থীর রেকর্ড, তারপর তৃতীয় এভাবে অপারেটররা ডাটা এন্ট্রি করেন। এভাবে লক্ষ লক্ষ পরীক্ষার্থীদের রেকর্ড সাজিয়ে এন্ট্রি করা কষ্টসাধ্য এবং সময়সাপেক্ষ। কিন্তু কম্পিউটার ব্যবস্থাপনা বিভিন্ন ডাটাবেজ প্রোগ্রাম (যেমন- ফক্সপ্রো, এ্যাকসেস) এর সাহায্যে লক্ষ লক্ষ ডাটার ডাটাবেজ তৈরি করে সর্ট বা ইনডেক্স নির্দেশ দিয়ে এক বা একাধিক ফিল্ডের ভিত্তিতে রেকর্ডসমূহকে সর্ট বা ইনডেক্স করা যায়। রেকর্ডসমূহকে দু’ভাবে সর্ট করা যায়। যেমন :
১। Ascending (উচ্চ ক্রমানুসারে) ছোট থেকে বড় আকারে
২। Descending (নিম্ন ক্রমানুসারে) বড় থেকে ছোট আকারে
ইনডেক্সিং ও সর্টিং-এর মধ্যে পার্থক্যঃ
১। এলোমেলো ডাটাকে সুবিন্যস্তভাবে সাজানোর জন্য সময় তুলনামূলকভাবে কম লাগে। অন্যদিকে, এলোমেলো ডাটাকে সুবিন্যস্তভাবে সাজানোর জন্য ইনডেক্সিং-এর চেয়ে সময় বেশি লাগে।
২। এই পদ্ধতিতে ডাটা ফাইলকে ইনডেক্স করার পর নতুন রেকর্ড যুক্ত করা হলে তা নিজ থেকেই সঠিক অবস্থানে বসে। অন্যদিকে, এই পদ্ধতিতে ডাটা ফাইলকে সর্ট করার পর নতুন রেকর্ড যুক্ত করা হলে নতুন করে আবার ফাইলটিকে সর্ট করতে হয়।
৩। ইনডেক্সিং পদ্ধতিতে ডাটা ফাইলকে সর্ট করা হলে মূল টেবিলে ফাইলের রেকর্ডের সিরিয়াল ঠিক থাকে। অন্যদিকে, সর্টিং পদ্ধতিতে ডাটা ফাইলকে সর্ট করা হলে মূল টেবিল ফাইলের রেকর্ডের সিরিয়াল ঠিক থাকে না।
৪। ডাটা ফাইলকে ইনডেক্স করা হলে নতুন ইনডেক্স ফাইল তৈরি হয় এবং মূল টেবিল ফাইল অপরিবর্তিত থাকে। অন্যদিকে, ডাটা ফাইলকে সর্ট করা হলে মূল টেবিল ফাইলটিই সর্টেড অবস্থায় স্মৃতিতে জমা হয়।
৫। ইনডেক্সিং-এর মাধ্যমে সর্ট করা অতিরিক্ত ইনডেক্স ফাইল তৈরি হয় বলে স্মৃতিতে অতিরিক্ত জায়গা প্রয়োজন। অন্যদিকে, সর্টিং-এর মাধ্যমে সর্ট করা হলে মূল টেবিল ফাইল পরিবর্তিত হয় বলে অতিরিক্ত জায়গার প্রয়োজন নেই।
